Un/e coordinateur réception administratif en centre d'affaires

Un/e coordinateur réception administratif en centre d'affaires

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Paris 75008
CDI

Mission :

Le/La coordinateur est l’interlocuteur privilégié des clients. Sous la responsabilité du Responsable du centre d’affaires, il/elle assure le suivi dans la préparation du futur séjour des clients (locataires ou/et banquets), autant en réservation qu’en conciergerie. Il/Elle assure donc l’accueil téléphonique et physique des clients et visiteurs, les accompagne et les guide dans la découverte du centre d’affaires. Il/Elle doit également maintenir de bonnes relations avec les prestataires extérieurs et répondre aux courriers et emails dans les meilleurs délais, pour les demandes de devis ou toutes autre information. Responsable du desk réception, il/elle doit être polyvalent(e) et faire la promotion des produits annexes que le centre d’affaires propose afin de développer les ventes additionnelles du centre d'affaires.

Il/Elle veille à la bonne tenue du hall d’accueil comme suit :

Commercial :

- Réceptionne les appels entrants, analyse les besoins des clients, propose des prestations adaptées à son projet

- Connaît les prestations proposées par le centre d’affaire 

- Etablit un devis, négocie et conclut la vente

- Relance le client le cas échéant

- Participe à l'élaboration des évènements promotionnels

- Applique la politique tarifaire et commerciale de l'entreprise

- Tient à jour et gère le fichier client

 - Entretient une base de données de prestataires extérieurs (animation, hôtesses, décoration …)

 

Technique :

- Elabore et optimise les plannings d'occupation des salles de réunion

- Coordonne la bonne organisation du travail et la logistique dans le cadre des Groupes & Conférences

- Opérationnel concernant l’installation des salles de réunions.

- S'assure de la bonne diffusion des fiches de fonction et des informations aux services concernés

- Participe à l'accueil et la fidélisation des clients

- Veille à offrir les meilleures prestations tant du point de vue de la fabrication que du service tout en respectant la demande du client et en développant le chiffre d'affaires.

 

Participe à la conception des documents et des supports de promotion Gestion :

- Optimise le chiffre d'affaires de son département

- Etablit la facturation des séminaires et banquets

- Vérifie la solvabilité des clients

- Fait les mises en place des salles de réunions

- Vérifie que les salles sont aux standards de Buro Club Paris Trocadéro

- L’organisation et le bon déroulement des manifestations évènementiels émanant de sociétés ou de particuliers dans le respect des standards et des directives du service, du centre d’affaires

- Complète les tableaux de bord (Excel, Word, Powerpoint…)                        

 

Horaires : flexibles / Lundi au vendredi : 8h00 à 17h00 avec une pause déjeuner d’une heure . Les horaires peuvent changer en fonction de l’activité séminaires (salles de réunions)

Tenues vestimentaires:

- Jupe noire/bleu marine/gris anthracite accompagnée d’un chemisier blanc (sans broderie) avec veste noire/bleu marine/gris anthracite 

- Robe noire/bleu marine/gris anthracite accompagnée d’un chemisier blanc (sans broderie) avec veste noire/bleu marine/gris anthracite 

- Toujours des collants noirs ou chairs  

Poste en CDI à pourvoir dès le 16 Aout 2022

Base de 35 heures / salaire le SMIC

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Offres d'emploi : Un/e coordinateur réception administratif en centre d'affaires



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Poids maximum : 1Mo

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