Assistante Centre d'Affaires - Lyon Villeurbanne

Le poste d'assistante au sein du centre d’affaires comprend toutes les tâches classiques d’un poste d’accueil, mais en plus elle assure l’organisation de cet accueil, la vérification des tâches et la bonne fin de celles-ci, ainsi que la relation avec les clients en langue anglaise. Elle est également l’assistante du responsable du centre d’affaires qu’elle seconde auprès des clients et qu’elle peut être amenée à remplacer en cas d’absence. 

• Accueil : L'assistante centre d'affaires bilingue a à charge d’accueillir les clients du centre, d’accueillir leurs visiteurs,  de fournir des renseignements, d’inviter tous les visiteurs à patienter, d’accompagner les visiteurs en salle de réunion (ou dans les bureaux de nos clients), de proposer et préparer des boissons (café, boissons fraîches, …), de réceptionner les télécopies concernant les clients et de leur remettre dans les meilleurs délais,  d’expédier toutes les télécopies pour le compte de nos clients,  de réceptionner les courriels et de les traiter.
• Permanence téléphonique : elle est en contact avec les clients « Permanence Téléphonique » et participe avec eux au bon fonctionnement de ce service, en élaborant le type de réponses que ces clients souhaitent donner à leurs interlocuteurs. Elle prépare les fiches de travail permettant de lister les consignes à respecter par chaque collaboratrice répondant au téléphone et enregistre les consignes sur le logiciel informatique dédié. Elle réceptionne les appels téléphoniques, en français et en anglais, filtre les appels des clients bureaux et en leur absence, note des messages.  D’une manière générale, elle doit transmettre les messages notés à l’ensemble des clients (lorsqu’ils regagnent leurs bureaux, à chaque appel de ces derniers lorsqu’ils bénéficient uniquement d’une permanence téléphonique, et par fax pour certains en fonction de consignes particulières pré-établies, et bien sûr répondre à chaque demande ponctuelle particulière de transmission).
• Courrier : L'assistante centre d'affaires bilingue réceptionne les colis, les courriers ordinaires et recommandés ainsi que les plis d’huissiers. Elle en effectue le tri puis le dispatching par bureau, ou le classement dans les casiers des clients bureaux ou clients domiciliés. Elle a à charge de contrôler les tarifs et les affranchissements. Elle doit chaque soir effectuer le contrôle de la machine à affranchir. 
• Secrétariat : l'assistante centre d'affaires bilingue réalise des travaux de dactylographie en français et en anglais (courriers, devis, factures, rapports, comptes rendus de réunion, tableaux, etc… ), mais aussi des travaux plus complexes et utilise principalement les logiciels Word, Excel et PowerPoint. . Elle assure, à la demande des clients, la prise de rendez-vous, la réservation d’hôtels, taxis, restaurants, les recherches internet, …
• Commercial – Administratif  : l'assistante centre d'affaires bilingue participe à la présentation du centre d’affaires aux prospects (au téléphone ou physiquement). Elle peut être amenée à faire visiter les bureaux et à présenter les différents services proposés. Elle surveille l’état des stocks. D’une manière générale, elle suit les directives de chacun des clients afin de respecter les habitudes de travail de chacun. Elle assure la formation des hôtesses standardistes et secrétaires standardistes qui pourront être embauchées postérieurement à son embauche. Elle est sous la responsabilité hiérarchique directe du responsable du centre d’affaires.