E….. comme Evolutif

Le 10/09/2020

Il est parfois bon de se replonger dans notre riche langue française pour se rappeler de la signification des mots. Celui qui nous intéresse ici est « Evolutif » dont la définition indique « Qui est susceptible de transformations progressives ».

Dans la vie quotidienne, tout le monde saisit plutôt facilement le sens de cet adjectif mais qu’en est-il lorsqu’on parle de notion d’espaces de travail « évolutifs » ? Pour mieux comprendre les enjeux de ce terme, revenons un peu en arrière. 

Les espaces de travail ont perpétuellement évolué. Tout a vraiment commencé avec la création des premiers bureaux à la fin du 19ème siècle en mode « optimisation maximum des mètres carrés » : tout le monde visualise les photos des travailleurs alignés à la chaîne dans de très grands espaces, bien séparés des directeurs et managers qui eux, avaient bien souvent un bureau privatif.  Les années passant, on passera aux fameux « Open Space » et/ou aux espaces de travail avec séparation (pour préserver un minimum de confort et de confidentialité par rapport à son voisin !).  Puis, les espaces détente plus sophistiqués commenceront à faire leur intrusion : de celui complétement minimaliste (version machine à café + table haute) à celui, beaucoup plus fin et pensé, de nombreuses entreprises californiennes (mais pas que !) avec baby-foot, restaurant à sushi, et autres salles de sport internes.

Cette évolution, vous la connaissez presque par cœur. Mais une des questions fondamentales est de s’intéresser aux raisons profondes de cette évolution : sociétales, technologiques, comportementales, économiques, économiques ou même sanitaires. BURO Club liste les principales raisons de ces évolutions avec une première vision sur les pièges à éviter … pour coller en permanence avec la réalité de la situation dans votre entreprise.

Raison 1 : la technologie évolue !

C’est une systématique : à chaque révolution technologique ou innovation majeure, l’espace de travail évolue forcément. L’arrivée de l’informatique de bureau a profondément bouleversé les configurations de travail : les fameux retours de bureaux ont été nécessaire afin d’y mettre une imprimante privative, le mobilier a dû également changer car les PC prenaient plus de place (les anciens comprendront !), les besoins de stockage physique ont aussi changé (on passe de l’armoire haute classique à du stockage cloud quand c’est possible).

Que dire sur la nécessité, pour bon nombre d’entreprise, d’avoir un local informatique possédant des caractéristiques bien précises (climatisation, sécurisation,…).

 Il en va de même avec Internet qui nécessite d’installer de nombreux équipements qui n’existaient pas avant et qui, du coup, modifie la configuration des espaces de travail (emplacements des ports, des bornes wifi, qualité du câblage etc….).

Enfin, dans les salles de réunion, la généralisation des écrans plats de projection, interactifs ou pas, donne lieu à l’abandon progressif des écrans classiques de projection et des vidéo projecteurs, demandant, au passage, de bien penser à la configuration de la salle de réunion (emplacements des connexions, facilités des participants à se connecter etc….).

A cette longue liste, on pourrait également ajouter les accès sécurisés comme les serrures intelligentes dont l’installation peut être complexe.

On le voit vite, insérer intelligemment la bonne technologie dans les espaces de travail est une tâche qui ne finit (presque) jamais et qui demande des investissements continus si vous voulez avoir des collaborateurs efficaces ! Face à cette évolution permanente, les centres d’affaires sont une réponse car non seulement ils font évoluer leur technologie avec le marché, mais ils proposent des services sur mesure, en fonction de vos particularités. Agile et pratique !.

Raison 2 : les comportements changent

Dans un monde pas si éloigné que cela, le « manager » ou le «  patron » avait sa panoplie standard du boss, laquelle comportait immuablement un costume cravate, un bureau privatif et une secrétaire/assistante.

Il fallait prendre rendez-vous avec l’assistante pour échanger sur un sujet, échange qui avait lieu bien souvent formellement dans l’espace de travail du manager. Ces usages, loin d’être critiquables et existants d’ailleurs toujours, ont largement évolué…. et les espaces de travail avec.

Les bureaux privatifs existent toujours (nous dirions même plus que jamais avec la crise sanitaire) mais leur configuration ont évolué avec plus de mobilier pour l’échange (table ronde, bureaux équipés en mode lounge avec fauteuils confortables et espace pause intégré).

Ils se complètent désormais avec la présence d’autres espaces de travail sur le même plateau, lesquels permettent au manager et au collaborateur de travailler différemment.

Ainsi, il n’est plus surprenant de voir travailler 2/3 personnes dans une « créative room » dotée d’un sofa, de fauteuils confortables, de catering permanent (boissons et snacking)  et du matériel interactif pour échanger.  Il n’est plus rare de voir ainsi des espaces polymorphes dans lesquels plusieurs types de travailleurs peuvent évoluer, selon le besoin : on trouvera ainsi plus de plateaux dans lesquels se côtoient une alcôve (pour travailler seul ou à 2), un bulle privative (pour travailler seul et sans l’animation externe), un espace meeting ouvert (pour se réunir à 4 dans un espace partagé) ou un classique espace coworking.

Face à ces évolutions, il est compliqué pour un dirigeant de modifier sans cesse ses configurations de travail. La réponse ? Encore une fois, les centres d’affaires ont dans leur ADN la faculté non seulement de proposer des espaces polymorphes mais aussi de les faire évoluer sans cesse !

Raison 3 : le dirigeant attend de la rentabilité …mais aussi de fidéliser ses troupes

Le poste immobilier d’une entreprise, c’est-à-dire le coût complet d’un poste de travail (location des mètres carrés, équipements, maintenance, charges locatives….) figure bien souvent parmi le top 4 des postes de coûts. Pourtant, c’est celui qui est le plus compliqué à faire évoluer pour au moins 2 raisons. Tout d’abord, la solution dite 3-6-9 propose peu de fenêtres d’ajustements des surfaces (que faire, si, au bout de 12 mois, la société doit se séparer de 30% de ses effectifs et donc payer des surfaces pour rien ?). La seconde raison est de perpétuellement combiner un besoin des collaborateurs de travailler dans des conditions toujours meilleures et …. une nécessité de faire attention à ces dépenses de « bien- être ».

On sait que la qualité de l’environnement de travail est capitale pour bon nombre de salariés, lesquels n’hésitent pas une seule seconde, à salaire égal, à privilégier une entreprise qui portera grand soin à les mettre dans de superbes dispositions. Sans tomber dans la caricature du baby-foot ou de la table de ping-pong, il faut reconnaître qu’un RIE (restaurant inter-entreprises), des espaces détentes fun, un snacking en libre-service ou bien encore un mobilier confortable sont des arguments parfois décisifs dans le choix d’une nouvelle mission. Comment être certain que votre espace de travail combine bien être et rentabilité des surfaces ? Vous pouvez vous faire accompagner par des spécialistes mais veillez bien à ce qu’ils soient pluridisciplinaires ! Choisir un profil trop axé sur le design et vous prenez le risque d’un « beau » projet mais avec des espaces de travail peu optimisés. A contrario, choisir un « chasseur d’espaces inutiles » vous expose à proposer une solution peu glamour à vos collaborateurs.

Ici encore, le centres d’affaires et de coworking sont une réelle solution, étant soumis eux-mêmes et en permanence à l’équation rentabilité des surfaces / bien être.

Raison 4 : les risques nouveaux arrivent

2020 aura bien entendu été marquée par la crise sanitaire et son cortège de mesures d’urgence afin de protéger au mieux les travailleurs : port du masque, gel, protections plexiglas, définition de flux de circulation ou encore renforcement du nettoyage sont quelques mesures que les chefs d’entreprises ont dû prendre en un temps record….. avec les coûts liés.

L’avantage d’être client en centre d’affaires, dans ce cas précis, est que les centres ont vite réagi et ont apporté à leurs clients résidents un processus sanitaire complet.

Ainsi le réseau BURO Club  a rapidement créé un socle de mesures sanitaires qui a pu être appliqué par ses centres adhérents. Pour l’utilisateur final, cette prise en charge a été non seulement rassurante mais lui a fait gagner un temps précieux.

Raison 5 : si proche… si bon !

Le dernier point que nous souhaitions évoquer dans l’évolution de l’espace de travail n’est pas le moindre puisqu’il s’agit du choix du lieu de travail. Encore aujourd’hui, une entreprise choisit son siège social et….. c’est aux collaborateurs de s’y rendre : rien d’illogique à cela. Mais quand on creuse un peu, on s’aperçoit que tout n’est pas si simple.

D’abord parce ce que bon nombre de collaborateurs n’habitent pas « la porte d’à côté », générant souvent des temps de transport siège-domicilie énormes, avec son cortège de fatigue, de stress, et d’efficacité au travail réduite.  Ensuite, bon nombre de salariés sont des nomades de par leur fonction : les commerciaux en sont, en général, l’illustration parfaite. Ainsi, est-il bien raisonnable, pour une force de vente situé au sud de Paris, de la contraindre à venir régulièrement au siège de la société situé à l’opposé géographique ? Pas sûr. Enfin, la dimension écologique rentre en jeu avec l’aberration d’obliger parfois  des personnes à faire 3 heures de transport par jour pour aller travailler.

La tendance est d’être le plus proche de son domicile tout en travaillant dans des lieux professionnels et répondant aux objectifs de la société. Cette dernière est ainsi plus souvent confronté au besoin d’avoir un siège de plus petite en taille mais en proposant par exemple des bureaux « satellites » ou en mode tiers lieux, plus proches des lieux d’habitation.

La notion de flexibilité de taille d’espace sera capitale (une société devrait pouvoir augmenter ou diminuer la surface de son bureau satellite assez facilement).  Autre point important, la capacité, pour une entreprise, de proposer une multiplicité de lieux dans toutes ses zones de marché (proches donc du domicile des collaborateurs) et avec les mêmes standards de qualité.

Dans cette quête du « si proche si bon », le réseau BURO Club propose d’indéniables atouts avec un réseau maillé de plus de 300 centres d’affaires et de coworking en France et à l’international. Par exemple, vous pourrez travailler en mode bureau flexible à Paris, Lille, Nantes ou Bordeaux mais aussi dans des villes de plus petites tailles comme Brest, Saint Etienne, Ajaccio ou encore Dijon.

Vous l’aurez compris : soyez attentif aux évolutions des espaces de travail ! Le sujet est loin d’être anodin pour votre entreprise, avec des enjeux humains, économiques et sociétaux importants.

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